Depuis le 1er janvier 2026, les entreprises établies en Belgique et assujetties à la TVA doivent envoyer et recevoir leurs factures B2B sous forme électronique structurée, par défaut via le réseau Peppol, à quelques exceptions près comme certaines activités exonérées de TVA. La période de tolérance s’est refermée le 31 mars, et à l’été, plus d’un million d’entreprises étaient inscrites selon le SPF Finances. Si vous lisez ces lignes, vous en faites probablement partie. La question n’est donc plus « faut-il s’inscrire ? », mais une autre, plus inconfortable : vos factures sortent-elles réellement de votre logiciel au bon format, ou quelqu’un les ressaisit-il à la main dans un second outil ?
Inscrit ne veut pas dire intégré
Pour beaucoup d’entreprises, la conformité s’est faite au plus simple : un abonnement à une plateforme de facturation, ou le module proposé par le comptable. C’est parfait quand toutes vos factures naissent dans un logiciel comptable du marché. Ça l’est beaucoup moins quand elles naissent ailleurs : dans un ERP développé sur mesure, un outil de gestion de chantier, une plateforme de réservation, un back-office construit au fil des années. Là, la facture existe déjà, avec ses lignes, ses remises, ses références client. Et pour l’envoyer via Peppol, quelqu’un la recopie dans un second outil. C’est le retour de la double saisie, au moment précis où la loi devait la faire disparaître.
La ressaisie a un coût que personne ne mesure, et des erreurs que tout le monde finit par payer. Nous l’avons vu chez un coach financier qui passait plus de temps à saisir qu’à conseiller : le schéma est exactement le même ici, avec une obligation légale en plus.
Ce que Peppol exige vraiment, côté technique
Une facture Peppol n’est pas un PDF joint à un e-mail : c’est un fichier de données structurées, au format Peppol BIS Billing 3.0, qui s’appuie sur la norme européenne EN 16931. Chaque information y a une place définie, du numéro de TVA à la ventilation des taux, pour que le logiciel du destinataire puisse la traiter sans intervention humaine. Le PDF envoyé par e-mail, lui, ne compte plus comme facture électronique au sens de la loi. Concrètement, votre logiciel doit savoir faire trois choses :
- Produire une facture structurée valide, à partir des données qu’il possède déjà
- L’envoyer sur le réseau Peppol, via un prestataire certifié appelé point d’accès
- Recevoir les factures de vos fournisseurs, car l’obligation joue dans les deux sens : vous ne pouvez plus refuser une facture électronique
Ce troisième point est souvent oublié. Une entreprise qui a branché l’envoi mais traite ses factures entrantes à la main n’a fait que la moitié du chemin.
Trois façons de brancher un logiciel maison
Il n’existe pas une seule bonne réponse, il en existe trois, selon votre volume et votre budget.
L’export vers un outil tiers. Votre logiciel génère un fichier, une personne l’importe dans la plateforme de facturation, qui l’envoie sur Peppol. C’est rapide à mettre en place et peu coûteux, mais la manipulation reste manuelle et chaque étape est une occasion d’erreur. Acceptable pour quelques factures par mois, intenable au-delà.
La connexion par API à un point d’accès. Votre logiciel produit lui-même la facture au bon format et la transmet automatiquement à un point d’accès Peppol, qui se charge de l’acheminer. Les factures entrantes reviennent par le même canal et alimentent directement vos données. C’est la solution que nous recommandons dans la grande majorité des cas : un développement ciblé, une seule source de vérité, plus aucune ressaisie.
Devenir son propre point d’accès. C’est techniquement possible, mais cela suppose une certification et une exploitation continue. Réservé aux très gros volumes ou aux éditeurs de logiciels, ce n’est presque jamais le bon calcul pour une PME.
Le chantier n’est pas celui qu’on croit
Sur un projet d’intégration Peppol, l’envoi lui-même est la partie la plus simple. Le vrai travail se situe en amont, dans vos données. Un client sans numéro d’entreprise renseigné, des taux de TVA codés en dur, des adresses de facturation incomplètes, des unités de mesure fantaisistes : tout ce qu’un PDF tolérait, un format structuré le refuse. La première étape d’une intégration sérieuse est donc un état des lieux de ce que votre logiciel stocke réellement, avant d’écrire la moindre ligne de connexion. C’est le même principe que lorsque l’on quitte Excel : le gain vient moins de l’outil que de la remise en ordre des données qu’il impose.
Une facture ressaisie à la main dans un second outil, c’est une obligation légale respectée sur le papier et une perte de temps garantie dans les faits.
Ce que ça coûte, et ce qui arrive en 2028
Une intégration par API dans un logiciel existant se compte généralement en semaines plutôt qu’en mois, à condition que les données soient saines. L’attente, elle, a un prix : à l’été 2026, le SPF Finances privilégiait encore le dialogue plutôt que les amendes, mais celles-ci sont fixées, 1 500 € pour une première infraction, puis 3 000 € et jusqu’à 5 000 € en cas de récidive. Côté incitants, des déductions fiscales majorées existent jusqu’en 2027 pour les petites entreprises qui investissent dans la facturation électronique ; votre comptable vous dira lesquelles s’appliquent à votre cas.
Surtout, le chantier ne s’arrête pas en 2026. À partir du 1er janvier 2028, la Belgique introduit l’e-reporting : la transmission quasi en temps réel des données de facturation à l’administration fiscale. Une intégration bricolée aujourd’hui sera à refaire d’ici 2028. Une intégration propre, elle, n’aura qu’à être prolongée.
La facturation électronique n’est pas un problème de facture, c’est un problème de circulation des données. Si votre activité tourne sur un logiciel construit pour vous, c’est lui qui doit parler Peppol, pas votre comptable à sa place. C’est exactement le type de chantier que nous menons en ingénierie produit : partir de ce qui existe, remettre les données d’aplomb, brancher proprement. Si vos factures font encore un détour par la ressaisie, décrivez-nous votre outil : nous vous dirons franchement ce qu’il faudrait pour qu’elles n’en fassent plus.